Sebagai Tour Guide yang baik maka kita harus memberikan informasi-informasi yang perlu untuk disampaikan tetapi sebelum kita melangkah ke kendaraan ada baik nya periksalah dulu dokumen-dokumen yang sekiranya diperlukan untuk mengantisipasi kesalahan dalam menjemput tamu, misalnya: Voucher. (kan gak lucu klo salah jemput tamu. hehe). Apabila dirasa sudah benar maka segera melangkah ke tahap selanjutnya sampai kita turunkan tamu tersebut ke penginapan nya.
Agar lebih mudah, berikut tahap-tahap dalam melakukan proses Transfer In :
- Sebelum datang ke Airport sebaiknya lakukan persiapan dari segi intern maupun extern. Seperti menyiapkan informasi, menyiapkan "papan nama", merekonfirmasi hotel-hotel atau restauran-restauran yang akan dikunjungi selama tour berlangsung menyiapkan minuman ringan dan lain2..
- Setelah persiapan selesai dan tiba di Airport maka carilah tamu dengan menggunakan "papan nama".
- Setelah menemukan tamu maka perkenalkanlah diri anda dan periksalah dokumen-dokumen yang diperlukan, misal: Voucher
- Apabila sudah benar tamu yang dimaksud, maka tawarkanlah tamu tersebut untuk ke toilet atau ke sekedar berbelanja di minimart airport (mungkin saja mereka membutuhkan akibat penerbangan yang terlalu jauh)
- Setelah selesai, maka ajak lah tamu ke kendaraan. Kalau bisa bantu tamu untuk membawa barang bawaan nya atau tawarkan jasa porter bila mereka inginkan (untk meminta jasa porter harus bayar).
- Sesaat tiba di kendaraan biarkanlah tamu memasuki mobil duluan sambil memasukan barang-barang tamu ke garasi mobil.
- Sekarang saatnya GUIDING . . !! Pertama-tama perkenalkanlah nama anda , driver dan co-tour guide (bila ada.). Berikan informasai "Bali in General" seperti : Keadaan Airport, Jam Setempat, Mata Uang, Keadaan air, Electricity, Hal Apa yang Bisa Dilakukan, Hal Apa yang Tidak Boleh Dilakukan, dan lain2. Selain itu anda juga bisa menyampaikan hal-hal menarik yang ditemui dijalan, contoh : Patung-patung. Anda juga dapat memberitakan informasi tentang penginapan yang dituju dan program apa saja yang akan dilakukan keesokan harinya bersama tamu. Dengan memberikan informasi-informasi tersebut dan sedikit improvisasi maka cukup sudah mengisi waktu untuk sampai dihotel sekaligus memenuhi kebutuhan tamu akan Bali secara umum.
- Ketika mendekati penginapan segeralah menyiapkan tamu untuk turun dari kendaraan. Ingatkan jangan sampai ada yang ketinggalan.
- Kumpulkan tamu di lobby sambil mengecek bawaan dan jumlah tamu apakah sudah lengkap atau tidak.
- Memenuhi registrasi Check In di FO. Panggil salah satu perwakilan tamu untuk mengisi form registrasi sementara yang lain bersantai menikmati welcome drink.
- Mengingatkan ulang apa yang akan dilakukan selanjutnya. Dengan mengingatkan kembali maka tamu akan memiliki kepastian akan yang dilakukan nya.
- Tawarkan bantuan apabila dibutuhkan. Dengan menawarkan bantuan akan menambah kesan bahwa anda perhatian kepada tamu karena sejatinya tamu ingin diperhatikan.
- Selesai. Anda dapat kembali dan beristirahat sambil menyiapkan acara selanjutnya.
Kiranya dapat membantu ! ^_^
